Cette page contient quelques conseils afin de vous aider à communiquer avec vos enseignants par courrier électronique. Le courrier électronique est un moyen de communication exigeant, précis et définitif. Un courrier est vite parti mais peut avoir des conséquences incalculables. Votre destinataire peut fort bien interpréter votre écrit d'une manière que vous n'avez pas prévue. Il importe donc que vous réfléchissiez à ce que vous souhaitez dire et à comment vous l'exprimez.

Voici donc quelques conseils pour ne pas indisposer involontairement vos correspondants. Ils sont classés par ordre d'apparition dans un courrier.

• En premier lieu, les courriers doivent bien sûr respecter la Net-tiquette.
• Identifiez-vous! Vous compliquez inutilement la tâche du destinataire s'il ne sait qui vous êtes. Ayez donc un champ From parlant ou alors, présentez-vous clairement en début de courrier. S'identifier dans la signature est trop tardif, les fins de messages peuvent se perdre.
• Identifiez-vous clairement! Pensez que les noms et prénoms sont plus porteurs de sens que les noms de connexion ou autres pseudos comme:

  From: p6lip312@infop6.jussieu.fr (XXX_p6lip312)
  From: "Mielcef" <bhostg@club-internet.fr>
  

  Utiliser son courriel officiel prenom.nom@etu.upmc.fr est clair et lisible, préférez cette forme!
• Unifiez votre identité afin que si vous envoyez du courrier de chez vous, de l'ufr ou d'ailleurs, vous soyez toujours identifiable de la même manière.
• Indiquez un champ Subject pertinent! Ne le laissez pas vide! Structurez vos échanges! Ne traitez qu'une question par message. N'oubliez pas que la plupart des enseignants (responsable de licence notamment) traitent de l'ordre de 50 courriers en moyenne par jour.
• Rappelez le contexte! Dans une série de messages, citez les paragraphes essentiels auxquels vous répondez. Nous gérons presque une centaine d'échanges simultanés et n'avons pas de temps à perdre à rechercher ce que nous pensons être votre dernier message.
• Employez un langage clair et précis, évitez les onomatopées ou abréviations à la mode, expliquez votre problème, suggérez éventuellement des solutions si vous pensez connaître la raison du dysfonctionnement.
• N'employez pas de tournures familières! Les enseignants ne sont pas vos copains, et ils ont en la matière des habitudes différentes des vôtres. Utilisez notamment des formules de politesse appropriées. Notez que « cordialement » s'utilise entre collègues, et que « merci de bien vouloir... » ou « merci d'avance » s'adressent à des personnes que l'on considère comme des exécutants. Sans aller jusqu'à un très formel « et je vous prie d'agréer {Monsieur, Madame} l'expression de mes sentiments distingués », un simple « je vous remercie » final serait du meilleur aloi.

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